Πώς να μετατρέψετε μια μεγάλη στήλη σε πολλές στήλες στο Excel

Η υπερβολική ποσότητα δεδομένων σε μία στήλη μπορεί να κάνει το φύλλο του Microsoft Excel πιο δύσκολο να διαβαστεί. Για να το βελτιώσετε, θα πρέπει να σκεφτείτε να χωρίσετε τη στήλη σας χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες Κείμενο σε στήλες ή Γρήγορη Συμπλήρωση.

Το Κείμενο σε στήλες θα αντικαταστήσει τη μεμονωμένη στήλη σας με πολλές στήλες χρησιμοποιώντας τα ίδια δεδομένα. Το Γρήγορη Συμπλήρωση θα αναπαράγει τα δεδομένα, χωρίζοντάς τα σε νέες, μεμονωμένες στήλες, αφήνοντας ανέπαφη την αρχική στήλη.

Τρόπος χρήσης κειμένου σε στήλες στο Excel

Το Microsoft Excel περιλαμβάνει μια ειδική δυνατότητα που σας επιτρέπει να διαχωρίζετε πολύ μεγάλες στήλες. Αυτό το κάνει διαχωρίζοντας στήλες χρησιμοποιώντας όπως κόμματα ή ερωτηματικά, που χωρίζουν τα δεδομένα. Η λειτουργία λειτουργεί χρησιμοποιώντας κείμενο σε στήλες, στην οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση από την καρτέλα Δεδομένα του Microsoft Excel.

Για να δοκιμάσουμε αυτήν τη λειτουργία, θα χρησιμοποιήσουμε ένα σύνολο δεδομένων (μια λίστα υπαλλήλων, που θα εμφανίζει ονόματα, ημερομηνίες γέννησης και άλλες πληροφορίες) σε μία μόνο στήλη. Κάθε ενότητα δεδομένων βρίσκεται σε ένα μόνο κελί, διαχωρισμένο με ένα ερωτηματικό.

Δεδομένα, σε μία στήλη, στο Microsoft Excel

Θα πρέπει πρώτα να επιλέξετε τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα σας (κελιά A1 έως A12 στο παραπάνω παράδειγμα). Από την καρτέλα Δεδομένα του Excel, κάντε κλικ στο κουμπί Κείμενο σε στήλες που βρίσκεται στην ενότητα ΔεδομέναΕργαλεία Δεδομένων.

Για πρόσβαση στο Κείμενο σε στήλες στο Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα – Κείμενο σε στήλες. Αυτό θα εμφανίσει το παράθυρο Οδηγός Μετατροπής κειμένου σε στήλες και σας επιτρέπει να αρχίσετε να διαχωρίζετε τα δεδομένα σας. Από τις επιλογές, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Οριοθετημένο και κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Οδηγός Μετατροπής κειμένου σε στήλες

Διαχωρισμός δεδομένων

Από προεπιλογή, το Excel θα επιλέξει να δοκιμάσει και να διαχωρίσει τα δεδομένα μιας στήλης από κάθε καρτέλα που βρίσκει. Αλλά θα πρέπει να χρησιμοποιούμε δεδομένα που διαχωρίζονται με ερωτηματικά. Ορίστε την επιλογή οριοθέτη από το πλαϊνό μενού. Για παράδειγμα, ο επιλεγμένος οριοθέτης είναι ένα ερωτηματικό.

Μπορείτε να δείτε πώς θα φαίνονται τα δεδομένα μετατροπής στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων στο κάτω μέρος του μενού. Μόλις είστε έτοιμοι, και συμφωνείτε με αυτό που βλέπετε κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε. Επιβεβαιώστε ότι τα δεδομένα σας είναι σωστά στο μενού Κείμενο σε στήλη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Τώρα θα πρέπει να ορίσετε τους τύπους κελιών για κάθε στήλη. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια στήλη με ημερομηνίες, μπορείτε να ορίσετε την κατάλληλη μορφή ημερομηνίας για τη συγκεκριμένη στήλη. Από προεπιλογή, κάθε ρύθμιση στήλης βρίσκεται στο Γενική. Χρησιμοποιώντας αυτήν την επιλογή, το Excel θα προσπαθήσει να ορίσει αυτόματα τον τύπο δεδομένων για κάθε στήλη. Για να τα ρυθμίσετε χειροκίνητα, κάντε πρώτα κλικ στη στήλη σας στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων. Από εκεί, επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο δεδομένων από την ενότητα Μορφοποίηση στήλης δεδομένων.

Εάν θέλετε να παραλείψετε μια στήλη εντελώς, επιλέξτε τη στήλη σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Χωρίς εισαγωγή στήλης (Παράλειψη). Κάντε κλικ στο Τέλος για να ξεκινήσετε τη μετατροπή.

Χωρίς εισαγωγή στήλης (Παράλειψη)

Επιβεβαιώστε τις επιλογές μορφοποίησης στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να επιβεβαιώσετε τη διαδικασία μετατροπής κειμένου σε στήλη στο Excel. Η μεμονωμένη στήλη σας θα χωρίσει κάθε ενότητα, χρησιμοποιώντας τους οριοθέτες, σε μεμονωμένες στήλες χρησιμοποιώντας τις επιλογές μορφοποίησης κελιού που έχετε επιλέξει.

Πώς να χρησιμοποιήσετε την Γρήγορη Συμπλήρωση στο Excel

Αν θέλετε να διατηρήσετε ανέπαφα τα αρχικά σας δεδομένα, αλλά να διαχωρίσετε τα δεδομένα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Γρήγορη Συμπλήρωση. Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα λίστας υπαλλήλων μας, έχουμε μια γραμμή κεφαλίδας μίας στήλης (στήλη Α), με ένα διαχωριστικό με ερωτηματικό που χωρίζει κάθε bit δεδομένων.

Δεδομένα, διαχωρισμένα με οριοθέτη, στο Microsoft Excel

Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Γρήγορη Συμπλήρωση, ξεκινήστε πληκτρολογώντας τις κεφαλίδες στηλών στη σειρά 1. Για παράδειγμα, το Αριθμός υπαλλήλου θα μεταφερθεί στο κελί B1, Όνομα στο κελί C1 κ.λπ. Για κάθε στήλη, επιλέξτε τη γραμμή κεφαλίδας. Ξεκινήστε με το B1 (η κεφαλίδα Αριθμός υπαλλήλου). Στη συνέχεια στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων της καρτέλας Δεδομένα, κάντε κλικ στο κουμπί Γρήγορη Συμπλήρωση.

Επιλέξτε το κελί κεφαλίδας στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα – Γρήγορη Συμπλήρωση. Επαναλάβετε την ενέργεια για καθένα από τα κελιά κεφαλίδας (C1, D1, κ.λπ.) για να συμπληρώσετε αυτόματα τις νέες στήλες με τα αντίστοιχα δεδομένα. Εάν τα δεδομένα έχουν μορφοποιηθεί σωστά στην αρχική σας στήλη, το Excel θα διαχωρίσει αυτόματα το περιεχόμενο χρησιμοποιώντας το αρχικό κελί κεφαλίδας (A1) ως οδηγό του.

Τι κάνουμε σε περίπτωση σφάλματος

Εάν λάβετε ένα σφάλμα πληκτρολογήστε την ακόλουθη τιμή στην ακολουθία στο κελί κάτω από το κελί κεφαλίδας και στη συνέχεια κάντε κλικ ξανά στο κουμπί Γρήγορη Συμπλήρωση. Στο παράδειγμά μας αυτό θα ήταν το πρώτο παράδειγμα δεδομένων στο κελί B2 (101) μετά το κελί κεφαλίδας στο B1 (Αριθμός Υπαλλήλου). Κάθε νέα στήλη θα γεμίζει με τα δεδομένα από την αρχική στήλη, χρησιμοποιώντας την αρχική πρώτη ή δεύτερη σειρά ως οδηγό για την επιλογή των σωστών δεδομένων.

Στο παραπάνω παράδειγμα, η μεγάλη στήλη (στήλη Α) διαχωρίστηκε σε έξι νέες στήλες (Β έως Ζ).

Κοινοποιήστε

One thought on “Πώς να μετατρέψετε μια μεγάλη στήλη σε πολλές στήλες στο Excel

  1. Παράθεμα: %title%

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *