Σε αυτό το άρθρο θα σας παρουσιάσω κάποιες συντομεύσεις πληκτρολογίου που χρησιμοποιώ πλέον κάθε μέρα και ειλικρινά θα διευκολύνουν τη ζωή σας.
6 Συντομεύσεις Πληκτρολογίου του Excel
F2: Επεξεργασία ενός κελιού. Όταν εισάγετε έναν τύπο στο Excel και πατάτε Enter, το κελί εμφανίζει το αποτέλεσμα και η γραμμή τύπων εμφανίζει τον τρόπο με τον οποίο φτάσατε εκεί. Σε αυτό το παράδειγμα, το κελί C1 εμφανίζει το αποτέλεσμα ενός τύπου SUM που προσθέτει την τιμή στο κελί A1 και στο κελί B1, ενώ η γραμμή τύπων αποκαλύπτει τον ίδιο τον τύπο.
Ας υποθέσουμε ότι αργότερα θέλετε να πολλαπλασιάσετε τις τιμές στα κελιά A1 και B1 αντί να τις προσθέσετε. Για να το κάνετε αυτό, θα μπορούσατε να επεξεργαστείτε τον τύπο στη γραμμή τύπων ή να κάνετε διπλό κλικ στο κελί C1 και να τροποποιήσετε τον τύπο εκεί. Ωστόσο, και οι δύο αυτές μέθοδοι απαιτούν τη χρήση του ποντικιού σας.
Αντίθετα, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να πλοηγηθείτε στο κελί που θέλετε να επεξεργαστείτε και πατήστε F2. Αυτό ενεργοποιεί τη λειτουργία επεξεργασίας για αυτό το κελί, που σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά τα πλήκτρα βέλους για να μετακινηθείτε κατά μήκος του τύπου και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές χρησιμοποιώντας μόνο το πληκτρολόγιό σας.
Ctrl+Shift+V: Επικόλληση μόνο τιμών. Εάν χρησιμοποιείτε το Ctrl+V κατά την επικόλληση δεδομένων από μια άλλη ιστοσελίδα, ένα έγγραφο του Word, ένα email ή ένα άλλο βιβλίο εργασίας ή ένα άλλο φύλλο εργασίας στο Excel, καθώς και κατά την επικόλληση των τιμών, το πρόγραμμα αντιγράφει πλήρως την πηγή, συμπεριλαμβανομένων τυχόν χρωμάτων φόντου, χρωμάτων κειμένου, γραμματοσειρών, έντονης γραφής, πλάγιας γραφής κ.ο.κ.
Σε αυτό το παράδειγμα, γίνετε επικόλληση των πρώτων πέντε γραμμών ενός πίνακα από μια σελίδα του διαδικτύου χρησιμοποιώντας Ctrl+V, τα κελιά έχουν διαφορετική μορφοποίηση, οι εικόνες κάλυπτουν τα ονόματα και μέρος του κειμένου είναι υπερσυνδεδεμένο (παραμπέπουν σε διαφορετικές ιστοσελίδες). Ως αποτέλεσμα, έπρεπε να κάνω επιπλέον εργασίες για να καταργήσω αυτήν τη μορφοποίηση και να τακτοποιήσω τα δεδομένα.
Αντίθετα, το Excel σάς επιτρέπει να επικολλήσετε το αντιγραμμένο περιεχόμενο στο φύλλο εργασίας σας διατηρώντας παράλληλα τη μορφοποίηση της αρχικής σελίδας. Υπάρχουν διάφοροι παλιομοδίτικοι τρόποι για να το κάνετε αυτό, όπως κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Επικόλληση στην καρτέλα Αρχική και επιλέγοντας κείμενο ή χρησιμοποιώντας την αρχική συντόμευση πληκτρολογίου, Ctrl+Alt+V.
Ωστόσο, το 2022, η Microsoft εισήγαγε μια απλούστερη συντόμευση πληκτρολογίου για την επικόλληση μόνο των τιμών: Ctrl+Shift+V. Παρατηρήστε πώς η χρήση αυτής της συντόμευσης επικολλά τα δεδομένα ως μη μορφοποιημένες τιμές χωρίς τις εθνικές σημαίες.
Επίσης, επιλέγοντας το κελί Α13 και πατώντας το Ctrl+T μπορώ να μετατρέψω τις λεπτομέρειες σε έναν μορφοποιημένο πίνακα Excel.
Ctrl+Shift+L: Φιλτράρισμα στηλών. Τα φίλτρα είναι ένα ανεκτίμητο εργαλείο στο Excel, καθιστώντας την αναζήτηση και την ανάλυση δεδομένων πολύ πιο απλή.
Είτε εργάζεστε με δεδομένα μορφοποιημένα ως πίνακας είτε ως σειρά συνεχόμενων δεδομένων σε μη μορφοποιημένα κελιά, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή και πατήστε Ctrl+Shift+L για να προσθέσετε κουμπιά φίλτρου στην πρώτη σειρά των δεδομένων.
Στη συνέχεια, πατήστε πάνω στο βέλος για να ξεκινήσετε τις επιλογές φιλτραρίσματος. Για να επαναφέρετε όλα τα φίλτρα, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή και πατήστε Ctrl+Shift+L δύο φορές. Το πρώτο πάτημα αφαιρεί τα κουμπιά φίλτρου και επομένως τυχόν φίλτρα που έχουν εφαρμοστεί και το δεύτερο πάτημα προσθέτει ξανά τα κουμπιά φίλτρου στην πρώτη γραμμή των δεδομένων σας.
F4: Μια ευέλικτη συντόμευση πληκτρολογίου
Πρώτον, το F4 σάς επιτρέπει να εναλλάσσεστε σε έναν τύπο για να διορθώσετε ή να καταργήσετε τη διόρθωση αναφορών σε ορισμένα κελιά, στήλες ή γραμμές. Σε αυτό το παράδειγμα, πάτησα το πλήκτρο F4 αφού πληκτρολόγησα την αναφορά στο κελί A2 στον τύπο μου για να προσθέσω τα σύμβολα του δολαρίου ($), αναγκάζοντας το Excel να διορθώσει αυτήν την αναφορά όταν τελικά αντιγράψω τον τύπο σε άλλα κελιά.
Μετά την χρήση του F4 η συνάρτηση μετατρέπεται όπως στην παρακάτω εικόνα.
Δεύτερον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο F4 για να επαναλάβετε την τελευταία ενέργεια που εκτελέσατε στο φύλλο εργασίας σας.
Τρίτον, το Shift+F4 σάς επιτρέπει να επαναλάβετε την τελευταία αναζήτηση που πραγματοποιήσατε. Ξεκινήστε πατώντας Ctrl+F για να ανοίξετε την καρτέλα Εύρεση και αντικατάσταση.
Στη συνέχεια, αφού πληκτρολογήσετε τα σχετικά κριτήρια αναζήτησης στο πεδίο Εύρεση του: μπορείτε να πατήσετε επανειλημμένα Enter για να βρείτε κάθε κελί που ταιριάζει με αυτά τα κριτήρια.
Μια τέταρτη και τελευταία χρήση του F4 είναι όταν είστε έτοιμοι να επιστρέψετε στην αρχική σελίδα. Το Ctrl+F4 κλείνει το ενεργό βιβλίο εργασίας, αλλά αφήνει ανοιχτό το παράθυρο του Excel. Εάν το βιβλίο εργασίας δεν αποθηκευτεί, θα δείτε πρώτα το παράθυρο Αποθήκευση ως.
Ctrl+1: Μορφοποίηση Κελιών
Το Ctrl+1 στο Microsoft Excel εκκινεί το παράθυρο Μορφοποίηση Κελιών, όπου μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή αριθμών, τη στοίχιση, τη γραμματοσειρά, το περίγραμμα, το γέμισμα και τις ιδιότητες προστασίας ενός μεμονωμένου κελιού ή περιοχής κελιών.
Η εναλλακτική λύση για το ίδιο αποτέλεσμα είναι να κάνετε δεξί κλικ σε ένα κελί και να επιλέξετε Μορφοποίηση Κελιών ή να αναζητήσετε στην κορδέλα το εργαλείο μορφοποίησης που θέλετε να εφαρμόσετε.
Αφού επιλέξετε το κελί ή τα κελιά που θέλετε να μορφοποιήσετε και πατήσετε Ctrl+1, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα Αριστερού και Δεξιού Βέλους για να μετακινηθείτε μεταξύ των καρτελών στο παράθυρο Μορφοποίηση Κελιών.
Στη συνέχεια, μόλις φτάσετε στην αντίστοιχη καρτέλα, πατήστε Tab για να μετακινηθείτε μεταξύ των επιλογών.
Πλήκτρο διαστήματος: Τσεκάρισμα και κατάργηση επιλογής
Η τελευταία συντόμευση πληκτρολογίου είναι το πλήκτρο διαστήματος. Το πλήκτρο διαστήματος είναι μια πραγματική εξοικονόμηση χρόνου για όποιον χρησιμοποιεί πλαίσια ελέγχου στο υπολογιστικό φύλλο του.
Αντί να χρησιμοποιείτε το ποντίκι σας για να ελέγχετε και να καταργείτε την επιλογή στα πλαίσια στο Excel, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να πλοηγηθείτε σε ένα κελί που περιέχει ένα πλαίσιο και πατήστε το πλήκτρο διαστήματος για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε το σημάδι ελέγχου.
Ομοίως, εάν επιλέξετε πολλά κελιά που περιέχουν ένα πλαίσιο ελέγχου (χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα Shift+Βέλος) και πατήσετε το πλήκτρο διαστήματος, όλα θα επιλεγούν και θα καταργηθούν ταυτόχρονα.
Για να διαγράψετε ένα πλαίσιο ελέγχου από το φύλλο εργασίας σας, επιλέξτε το κελί όπου βρίσκεται το πλαίσιο ελέγχου και πατήστε Διαγραφή. Εάν το πλαίσιο ελέγχου σας είναι επιλεγμένο, πατώντας Διαγραφή θα καταργηθεί πρώτα η επιλογή του πλαισίου ελέγχου και πατώντας το ξανά θα καταργηθεί εντελώς.
